Restoranınızda kaç ayrı sistem var? Parçalı yazılımın görünmeyen maliyeti

Sayın: kasadaki adisyon programı, dijital menü, rezervasyon defteri veya uygulaması, paket sipariş panelleri, sadakat kartı, muhasebe. Çoğu işletmede bu liste beşi geçiyor.

Hepsi tek tek çalışıyor. Sorun bu değil.

Sorun, hiçbirinin diğerinden haberi olmaması ve aradaki boşluğu birinin elle doldurması.

Görünmeyen maliyet nerede birikiyor

Lisans ücretlerini toplarsanız ortaya bir rakam çıkar ve genelde bu rakam konuşulur. Asıl maliyet başka yerde:

Aynı bilgiyi iki kez girmek. Menü fiyatını adisyon programında değiştirdiniz; dijital menüde de değiştirmeniz gerekiyor. Birini unuttuğunuz gün misafir ekranda 180 görüp kasada 220 ödüyor ve tartışma çıkıyor.

Rakamların tutmaması. Paket panelindeki ciro, kasadaki ciroyla tutmuyor. Gün sonunda hangisinin doğru olduğunu bulmak için harcanan süre, hiçbir yazılımın faturasında görünmez.

Kimsenin bakmadığı ekran. Beş sistem, beş ayrı panel demek. Pratikte iki tanesine bakılır, üçü unutulur. Unutulan panelde biriken sipariş veya talep, kaybedilen misafirdir.

Devir eğitimi. Yeni giren personele beş ayrı sistemi öğretmek gerekiyor. Sektörde devir hızı yüksekken bu, sürekli tekrarlanan bir maliyettir.

"Tek sistem her şeyi yapsın" da doğru cevap değil

Sektör gündemi bir süredir tek çatı altında toplanmış sistemleri işaret ediyor ve mantığı doğru. Ama pratikte "her şeyi yapan tek yazılım" arayışı iki tuzağa götürüyor:

Her işi orta düzeyde yapan ürün. Adisyonu iyi olan menüsü zayıf, menüsü iyi olan raporu zayıf oluyor. Tek üründe birleştirmek çoğu zaman en zayıf modüle razı olmak demek.

Kilitlenme. Her şey tek sağlayıcıda toplandığında fiyat artışına, servis kalitesi düşüşüne veya kapanmaya karşı elinizde seçenek kalmıyor. Çıkış maliyeti, kalış maliyetinden yüksek hale geliyor.

Doğru soru: hangileri konuşmak zorunda?

Sistemleri saymak yerine aralarındaki bağlantı ihtiyacını sayın. Pratikte yalnızca üç bağlantı gerçekten önemli:

1. Fiyatın tek kaynağı olmalı. Menü fiyatı nerede tutuluyorsa orası tek doğru olmalı ve diğerleri oradan beslenmeli. Bu bağlantı yoksa er ya da geç kasa ile ekran çelişir.

2. Ciro tek yerde toplanmalı. Kasa, paket ve diğer kanallar gün sonunda tek bir rakama akmalı. Akmıyorsa muhasebe her ay elle mutabakat yapar.

3. Stok, satışı görmeli. Satılan şey stoktan düşmüyorsa stok takibi zaten yapılmıyor demektir.

Geri kalanların birbiriyle konuşması şart değil. Rezervasyon sisteminin çağrı sisteminden haberi olmasına gerek yok. Sadakat programının menüyle entegre olması çoğu işletmede hiçbir şey değiştirmez.

Bu ayrımı yapmak, "her şey entegre olsun" hedefini üçte bire indiriyor ve ulaşılabilir hale getiriyor.

Yeni bir sistem eklemeden önce üç soru

Bu, var olan bir sistemin işini mi yapıyor? Yapıyorsa eklemeyin, değiştirin. Üst üste binen iki sistem, ikisi de yarım kullanılan iki sistem olur.

Verisini dışarı verebiliyor mu? Dışa aktarma yoksa girdiğiniz her şey orada kalır. Bu, çıkış maliyetini her geçen ay büyütür.

Personel kaç ekrana bakacak? Cevap "bir tane daha" ise, o ekrana kimin ne sıklıkla bakacağını şimdiden söyleyebiliyor olmanız gerekir. Söyleyemiyorsanız o ekrana bakılmayacaktır.

Dürüst bir not

Biz de bu listeye eklenen sistemlerden biriyiz. Adisyon programınızın yerini almıyoruz, onunla otomatik konuşmuyoruz; masadan gelen talebi personele ulaştırıyoruz ve orada duruyoruz.

Bu yüzden şunu açıkça söylüyoruz: sisteminize yeni bir parça eklemek, ancak ortadan kaldırdığı iş, eklediği ekran yükünden büyükse doğrudur. Bunu ölçmeden karar veren her işletme, birkaç yıl içinde kimsenin bakmadığı üç panele para ödüyor.

Hangi işin ne kadar zaman yediğini ölçmenin yolunu servis hızını ölçmek yazısında anlattık.

Restoranda kaç farklı yazılım normal?

Sayının kendisi bir sorun değil; bağlantısızlık sorun. Fiyatın tek kaynağı olması, cironun tek yerde toplanması ve stoğun satışı görmesi sağlanıyorsa beş ayrı sistem sorunsuz çalışabilir. Bu üçü yoksa iki sistem bile sorun çıkarır.

Her şeyi yapan tek bir yazılım almalı mıyım?

Genelde hayır. Tek üründe birleştirmek çoğu zaman en zayıf modüle razı olmak demek. Ayrıca her şeyin tek sağlayıcıda toplanması, fiyat veya hizmet kalitesi değiştiğinde elinizde seçenek bırakmıyor.

Hangi sistemlerin birbiriyle konuşması şart?

Üçü: menü fiyatının tek kaynaktan beslenmesi, tüm satış kanallarının cirosunun tek yerde toplanması ve satışın stoktan düşmesi. Rezervasyon, sadakat ve çağrı sistemlerinin birbirine bağlanması çoğu işletmede pratik bir fark yaratmıyor.

Yeni bir sistem eklemeden önce neye bakmalıyım?

Üç şeye: var olan bir sistemin işini tekrar edip etmediğine, verisini dışa aktarabildiğine ve personelin bakacağı ekran sayısını artırıp artırmadığına. Yeni sistem ancak ortadan kaldırdığı iş, eklediği ekran yükünden büyükse doğrudur.